KG Lustige Brüder

Verantwortlich ist KG Lustige Brüder Bonn-Hoholz 1997. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Mitgliederverwaltung, zur Beitragsabwicklung und zur Kommunikation im Rahmen der Mitgliedschaft.

Verarbeitete Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Mitgliedschaftsdaten (Art der Mitgliedschaft, Gruppen/Abteilungen, Eintrittsdatum)
• Beitrags- und ggf. Bankdaten für den Beitragseinzug (z. B. SEPA)

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie gesetzliche Pflichten, z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer: Operative Mitgliedsdaten werden nach Ende der Mitgliedschaft gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr erforderlich sind (in der Regel 6 Jahre). Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen bleiben getrennt bis zum Ablauf ihrer Frist nach § 147 AO gespeichert (Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und steuerrelevante Aufzeichnungen bis 10 Jahre) und werden anschließend gelöscht.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Material- und Inventarausgabe (Leihsachen)

Wenn Ihnen der Verein Gegenstände aus dem Vereinsinventar überlässt (z. B. Kostüme, Instrumente, Sportgeräte), verarbeiten wir dazu: den ausgegebenen Gegenstand samt Größe/Variante und Menge, das Ausgabe- und das geplante bzw. tatsächliche Rückgabedatum, den Zustand bei Ausgabe und Rückgabe sowie eine optionale Notiz. Diese Angaben dienen der Verwaltung der Leihvorgänge und der Sicherung des Vereinsvermögens.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Verwaltung des Vereinsvermögens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: bis zur Rückgabe und Abwicklung des jeweiligen Vorgangs; anschließend werden die Vorgänge im Rahmen der Aufbewahrung Ihres Mitgliedskontos gelöscht oder anonymisiert.

Spenden & Zuwendungsbestätigungen

Wenn Sie unserem Verein spenden, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Angaben (Name, Anschrift, Betrag, Datum und Zweck der Spende), um die Spende zu verbuchen und – auf Wunsch – eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) auszustellen.

Zum Nachweis werden die für den Beleg verwendeten Angaben zum Zeitpunkt der Ausstellung unveränderbar gespeichert, damit die Bestätigung jederzeit originalgetreu reproduzierbar bleibt. Sind Sie Mitglied mit hinterlegter E-Mail-Adresse, können wir Ihnen die Bestätigung auf Wunsch direkt als PDF per E-Mail zusenden; die Datei wird dafür nur kurzzeitig erzeugt und anschließend serverseitig wieder entfernt.

Rechtsgrundlage: Erfüllung bzw. Anbahnung des zugrunde liegenden Verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie steuerliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Angaben werden nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Vereinskommunikation per E-Mail

Zur Durchführung der Mitgliedschaft senden wir Ihnen vereinsbezogene Informationen per E-Mail (zum Beispiel Einladungen, Hinweise oder Vereinsnews) an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Bei minderjährigen Mitgliedern richten wir solche Nachrichten an die Adresse der Erziehungsberechtigten.

Rundnachrichten werden als einzelne E-Mails versendet, sodass andere Empfängerinnen und Empfänger nicht sichtbar sind. Jeder Versand wird zu Nachweiszwecken protokolliert und im Änderungsprotokoll Ihres Mitgliedskontos vermerkt. Für den zuverlässigen Versand kann ein technischer Versanddienstleister (SMTP) eingesetzt werden.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. berechtigtes Interesse an der Vereinskommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rein werbliche Nachrichten versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Mitgliederversammlungen, Anträge & Protokolle

Zur Vorbereitung und Durchführung von Mitgliederversammlungen (z. B. Jahreshauptversammlung) verarbeiten wir Ihre Mitgliedsdaten im erforderlichen Umfang. Für die Anwesenheits- und Unterschriftenliste verwenden wir Ihren Namen, Ihre Mitgliedsnummer und das Merkmal, ob Sie stimmberechtigt sind; die Art Ihrer Mitgliedschaft wird auf dieser Liste nicht ausgewiesen. Stellen Sie einen Antrag zur Versammlung, wird dieser mit Ihrem Namen als Antragsteller dokumentiert und – sofern zugeordnet – technisch mit Ihrem Mitgliedskonto verknüpft. Einladung, Tagesordnung, Nachtrag und das Versammlungsprotokoll werden in der Vereinsablage gespeichert und den Mitgliedern bereitgestellt.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der vereinsrechtlichen Willensbildung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren Vereinsführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Beschlussprotokolle dokumentieren die Willensbildung des Vereins und werden dauerhaft aufbewahrt; darin genannte Angaben (z. B. Antragsteller, Abstimmungsergebnisse) bleiben Teil dieser Vereinsdokumentation. Bei Anonymisierung Ihres Kontos entfernen wir die technische Verknüpfung zu Ihren Anträgen; der Name im Protokoll bleibt als Bestandteil des Beschlussdokuments erhalten.